24.04.2017 09:57

В конце прошлого года портал Neo HR делал обзор изменений в трудoвoм законодательстве - 2017 , в котором рассказал, что ждет работодателей с 1 января. В первом квартале 2017 года чиновники запланировали нововведения, о которых ранее не было известно. Именно о них мы рассказываем в этой статье.

1. В России вступает в силу Конвенция о работе на условиях неполного рабочего времени

Президент подписал Федеральный закон от 2.03.2016 № 36-ФЗ о ратификации Конвенции о работе на условиях неполного рабочего времени, которая была принята на 81-й сессии Генеральной конференции Международной организации труда в Женеве 24 июня 1994 года.

В Конвенции дается определение термину «трудящийся, занятый неполное рабочее время» (работающее по найму лицо, нормальная продолжительность рабочего времени которого меньше нормальной продолжительности рабочего времени трудящихся, занятых полное рабочее время и находящихся в сравнимой ситуации).

Документ обязывает обеспечивать защиту прав тех работников, которые заняты неполное рабочее время, наравне с работниками, занятыми полный рабочий день. А именно речь идет о праве на организацию, ведение коллективных переговоров и праве на деятельность в качестве представителей трудящихся; об обеспечении безопасности и гигиены труда; защите от дискриминации в области труда и занятий.

Также в Конвенции говорится о том, что работодатели должны предоставлять занятым неполное рабочее время условия, равные тем, которые имеют те, кто работает полное рабочее время, в таких областях, как защита материнства, прекращение трудовых отношений, ежегодный оплачиваемый отпуск или оплачиваемые праздничные дни, отпуск по болезни. Но денежные выплаты при этом могут рассчитываться пропорционально продолжительности рабочего времени или заработкам.

В числе стран, присоединившихся к Конвенции, помимо России, Италия, Португалия, Нидерланды, Швеция и др.

С полным текстом Конвенции можно ознакомиться по ссылке .

2. Электронный больничный появится уже этим летом

Оформление больничных в электронном виде станет возможным уже с 1 июля 2017 года (Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 27110-7). Хотя бумажные листки временной нетрудоспособности пока останутся, а у пациентов поначалу будут спрашивать согласие на оформление электронного больничного.

Предоставлять информацию о выданных больничных будет автоматизированная система, оператором которой станет ФСС. Доступ к базе данных о больничных будет у ФСС, медучреждений и работодателей.

Переход на электронные листки временной нетрудоспособности удобен для работодателей прежде всего тем, что они смогут избежать штрафов за принятие к выплате больничных, которые не соответствуют требованиям ФСС. А сами пациенты избавятся от длительной процедуры сбора подписей и проставления печатей.

3. Надзор за соблюдением трудового законодательства стал риск-ориентированным

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 с марта в перечне видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход, появился федеральный госнадзор за соблюдением трудового законодательства.

Теперь проведение плановых проверок в отношении юрлица или ИП будет осуществляться с определенной периодичностью в зависимости от того, какая категория риска присвоена их деятельности:

• высокий риск - 1 раз в 2 года
• значительный риск - 1 раз в 3 года
• средний риск - не чаще 1 раза в 5 лет
• умеренный риск - не чаще 1 раза в 6 лет

Если деятельность юрлица или ИП отнесена к категории низкого риска, то плановые проверки не проводятся.

В Постановлении Правительства устанавливаются критерии отнесения деятельности юрлиц и ИП, являющихся работодателями, к определенной категории риска.

4. Установлены новые нормы, по которым будут получать спецодежду и средства индивидуальной защиты работники целлюлозно-бумажного, гидролизного, лесохимического и деревообрабатывающего производств

Новые типовые нормы утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17.11.2016 № 665н .

В рамках документа предусмотрено обеспечение спецодеждой и средствами защиты специалистов, которые не названы в действующих нормативных актах по охране труда. Так, например, бесплатная одежда и средства защиты положены инженерам-химикам и монтажистам.

В Приказе Минтруда приводится таблица, в котором перечислены профессии и должности с полагающейся им спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, а также указана норма выдачи спецодежды на год (штуки, пары, комплекты).

5. Кадровиков и HR-специалистов заставят сдавать квалификационные экзамены

Когда: до 2019 года - добровольно; с 2019 года - в обязательном порядке

Тестирование станет обязательным через два года, а его результаты, как считают эксперты, отразятся на зарплате сотрудников в области управления персоналом. Проверка затронет специалистов всех уровней - от тех, кто оформляет бумаги в отделе кадров, до директоров по персоналу. Профэкзамены в добровольной форме можно будет сдать уже в конце этого года.

Разработкой системы оценки квалификаций в области HR занимается Совет по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального совета при президенте РФ. В рамках проекта будут созданы центры оценки квалификаций и выделены сами квалификации, на соответствие которым будут проверяться кадры. Экзамены будут включать тестирование, собеседование, кейсы. Также необходимо будет предоставить портфолио.

6. Готовятся к внедрению новые требования к рабочим местам женщин

Когда: должны вступить в силу в 2017 году

7. Стали действовать требования охраны труда при нанесении металлопокрытий и при эксплуатации, ремонте и обслуживании городского наземного электрического транспорта

Компаниям, работающим в указанных отраслях, придется соблюдать эти требования, а также на их основе разработать инструкции по охране труда для профессий или видов выполняемых работ. Требования и правила не распространяются только на работодателей-физлиц, которые не являются ИП.

8. Вступили в действие специальные требования охраны труда при добыче, переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них

Добавим, что 21 апреля также вступают в действие специальные требования охраны труда при добыче (вылове), переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них

В Приказе Минтруда России от 02.11.2016 № 604н приводятся различные требования: требования охраны труда, предъявляемые к организации рабочих мест; требования охраны труда, предъявляемые к производственным территориям (помещениям, участкам производства работ) береговых рыбообрабатывающих предприятий; требования охраны труда, предъявляемые к выполнению работ (осуществлению производственных процессов) и др.

9. Декларация соответствия условий труда нормативным требованиям стала электронной

Начали действовать поправки к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 07.02.2014 №80н , согласно которым в этом году работодатели получили возможность сдать декларацию соответствия условий труда нормативным требованиям по охране труда в электронном виде.

10. Кадровики будут сдавать отчет в Пенсионный фонд

Специалистам кадровых служб придется готовить два новых отчета за 2017 год - формы СЗВ-СТАЖ (о страховом стаже работников) и ОДВ-1 (о данных персонифицированного учета работников).

Намечающиеся поправки в Трудовой кодекс и обсуждаемые изменения

11. Чиновники собираются уточнить в ТК РФ понятие охраны труда

Минтруда планирует обязать работодателей регулярно проводить оценку производственных рисков. Уже подготовлен соответствующий законопроект . Чиновники хотят, чтобы условия труда в российских компаниях были приближены к европейским. По их мнению, необходима оценка травмоопасности рабочих мест, учета состояния здоровья и индивидуальных психофизиологических особенностей работников, занятых на конкретных рабочих местах.

Документ прописывает такие обязанности работодателя, как обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов; создание и функционирование системы управления охраной труда; управление профессиональными рисками с учетом специфики своей деятельности; ежегодная реализация обязательных мероприятий по улучшению условий и охраны труда и др.

12. Работникам хотят предоставить возможность влиять на решения компаний-работодателей

В первом чтении одобрен законопроект , который, как предполагается, внесет дополнения в ст. 53 ТК РФ и даст право работникам через представителей участвовать в управлении компанией-работодателем. То есть представителям работников (их количество будет определяться коллективным договором) хотят предоставить возможность участвовать в заседаниях коллегиальных органов управления компаний с правом совещательного голоса.

Министерство подготовило законопроект , согласно которому будут отменены некоторые старые нормативные акты времен СССР, в том числе Указ Президиума Верховного Совета СССР от 24.09.1974 № 311-IX «Об условиях труда временных рабочих и служащих» и Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2.10.1961 «О порядке рассмотрения споров о возмещении предприятиями, учреждениями, организациями ущерба, причиненного рабочим и служащим увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с их работой».

14. Вознаграждения топ-менеджерам компаний с госучастием будут рассчитываться по единому стандарту

У авторов данного проекта из Минэкономразвития есть предложение считать зарплату топов по следующему принципу: фиксированный годовой оклад должен быть менее 50% вознаграждения, а переменная величина зависеть от показателей эффективности (не более 50%, но при условии, что установленный уровень показателей эффективности достигнут). Также при расчете вознаграждения, по мнению инициаторов проекта, в каждой компании необходимо брать в учет степень риска, который берет на себя организация из-за действий сотрудника.

Пока сроки вступления в силу нового документа не называются.

15. Роструд может получить право блокировать банковские счета работодателей-должников

По словам Максима Топилина, министра труда и социальной защиты РФ, ведомство готовит законопроект, который предоставить право Роструду прибегать к блокировке счета работодателя, если у него есть задолженность по заработной плате. Таким образом, Роструд получит право взыскивать с работодателей долги в бесспорном порядке.

16. Для работодателей создадут проверочные листы

С 1 января 2017 года надзорные органы получили возможность использовать списки контрольных вопросов при проведении проверок. В них содержатся перечни вопросов, ответы на которые покажут, насколько проверяемый соблюдает обязательные требования, составляющие предмет проверки.

Поскольку проведение проверки происходит по конкретному алгоритму, заданному трудовым законодательством, то внедрение специальных проверочных листов позволит работодателям заранее, до плановой проверки, готовиться по каждому пункту.

О планах внедрить проверочные листы заявил на одной из пресс-конференций руководитель Роструда Всеволод Вуколов.

Решения Верховного Суда, на которые стоит обратить внимание

17. Срок выплаты компенсации при сокращении работника в некоторых случаях увеличивается

Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18

Ст. 318 ТК РФ предусматривает гарантии работнику, которого увольняют в связи с ликвидацией организации или сокращением в компании, расположенной на Крайнем Севере или в приравненной к нему местности. В исключительных случаях средний заработок сохраняется до шести месяцев со дня увольнения из таких организаций. Служба занятости не имеет права обязывать работодателей увеличивать срок выплаты на свое усмотрение.

Однако Определение Верховного суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18 обращает внимание на то, что для принятия решения о сохранении среднего заработка необходимо учитывать не только формальные условия, но и исключительные обстоятельства: социальную незащищенность бывшего работника; отсутствие у него средств к существованию; наличие на иждивении нетрудоспособных членов семьи.

Если служба занятости, вынося решение о продлении срока, обращает внимание только на формальные условия, работодатель имеет право не исполнять такое требование и оспорить его в суде.

18. Договор с ИП могут признать трудовым

Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 по делу N А58-547/2016

Договоры возмездного оказания услуг могут быть признаны судом трудовыми, если в них есть признаки фактического трудоустройства предпринимателя.

Договор может быть признан трудовым, если условиями предусмотрено систематическое исполнение однотипных услуг, ежемесячная оплата за выполненную работу в определенные даты, содержится четкое указание на профессию ИП и конкретный вид деятельности, исполнители несут материальную ответственность за недостачу вверенного им имущества и причиненный ущерб.

Материал подготовлен при поддержке Контур.Журнала

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены

02-03 февраля 2017 г. – в г. Барнауле с 10.00 до 17.00
курсы повышения квалификации по программе:
Трудовое право и кадровое делопроизводство в 2017 году: Новейшие изменения, актуальные практические вопросы, судебная практика. Профстандарты.
(36 часов, очно-заочная форма обучения)
Программа разработана с учетом требований профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. Приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н.
По окончании курсов выдается удостоверение о повышении квалификации.

ВЕДУЩАЯ - МИКУШИНА МАРИНА НИКОЛАЕВНА, Признанный специалист Уральского, Сибирского и Дальневосточного регионов России по трудовому праву и кадровому делопроизводству, имеющий многолетнюю практику представления интересов работодателей и работников в суде, большой стаж юридической и кадровой работы в организациях и на предприятиях. Сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента. Член Палаты налоговых консультантов России. Автор уникальных книг по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, выпускаемых более 15 лет.

Основные вопросы программы:

1. Новейшие изменения в трудовом законодательстве. Обзор изменений в трудовом законодательстве за период с 01.01.2016 по 31.01.2017. Обзор новых подзаконных нормативных актов.

2. Административная ответственность работодателей и должностных лиц за нарушения норм трудового законодательства. Правила проведения проверок работодателей ГИТ. Обзор изменений в КоАП РФ. Правила информирования и консультирования работодателей по вопросам применения трудового законодательства. Новые основания для проведения внеплановых проверок ГИТ. Взаимоотношения с ГИТ: права работодателей при проведении и после проведения проверки, судебная практика. Обзор писем Минтруда и Роструда 2016-2017 гг. по вопросам регулирования трудовых отношений.

3. Договор трудовой или гражданско-правовой? Запрет на заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения: судебная практика по спорам о признании отношений трудовыми. Последствия принятия неправильных решений.

4. Борьба с коррупцией. Требования антикоррупционного законодательства, обязательные для работодателей. Ответственность за нарушения. Обзор законодательства по борьбе с коррупцией в Алтайском крае.

5. Прием на работу. Трудовые договоры: заключение, изменение, прекращение.

Законные основания для отказа в заключении трудового договора. Документы, предъявляемые при трудоустройстве: что нового? Предварительный медицинский осмотр и психиатрическое освидетельствование: нормативное регулирование и ожидаемые изменения.

Условия и сведения, включаемые в трудовой договор в обязательном порядке (место работы и рабочее место, условия оплаты труда, трудовая функция, срок трудового договора и др.). Оформление трудовых договоров и приказов о приеме на работу. Грамотное оформление трудовых отношений при внутреннем и внешнем совместительстве.

Правила оформления документов при переводах и перемещениях, при переименовании и/или реорганизации юридического лица, при совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания, изменении условий оплаты труда. Правильный способ «перезаключения» трудового договора на новых условиях.

Правила увольнения работников по собственному желанию, по соглашению сторон, по состоянию здоровья, в связи с истечением срока трудового договора, по результатам аттестации. Увольнение за виновные действия как мера дисциплинарного взыскания: за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин своих трудовых обязанностей, прогул, в связи с утратой доверия. Выявление нарушений, оформление документов. Законные процедуры увольнения работников в связи с сокращением численности или штата работников: оформление приказа о внесении изменений в штатное расписание, различные виды уведомлений, преимущественное право оставления на работе, учет мнения профсоюзной организации и т.п. Правила оформления документов (уведомлений, извещений, заявлений, приказов, актов, записей в трудовые книжки и др.). Судебная практика-2016 по спорам о восстановлении работников на работе. Изменение подсудности по искам о восстановлении трудовых прав.

6. Профессиональные стандарты и независимая оценка квалификации: ответы на актуальные вопросы. Понятие профстандарта. Применение профстандартов при составлении штатного расписания, разработке должностных инструкций, установлении оплаты труда, организации обучения и аттестации работников. Особенности применения профстандартов для государственных и муниципальных учреждений. Разъяснения Роструда. Независимая оценка квалификации: понятие, процедура, права и обязанности работодателя по направлению работников на независимую оценку квалификации, гарантии и компенсации, предоставляемые работнику при прохождении независимой оценки квалификации.

7. Новое в особенностях регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников (с руководителями организаций, водителями автомобилей и др.). Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям.

8. Новое по вопросам рабочего времени и времени отдыха. Актуальные практические вопросы. Неполное рабочее время: что нового в законодательстве? Перенос выходных дней в 2017 году. Исчисление рабочего года. Продолжительность отпуска. Уведомления о дне начала отпуска, приказы и иные документы, оформляемые при предоставлении отпуска. Правила расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

9. Оплата труда. Понятие заработной платы. Компенсационные и стимулирующие выплаты: в чем отличия? Минимальный размер оплаты труда в России и в Алтайском крае.Индексация заработной платы. Установление заработной платы. Новый порядок определения сроков выплаты заработной платы. Увеличение размера компенсации за несвоевременную выплату заработной платы и иных выплат в пользу работников. Выдача расчетного листка.

10. Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам: при направлении в служебную командировку; при разъездном (подвижном) характере работы, при работе в пути; при работе во вредных/опасных условиях; при временной нетрудоспособности (нормативное регулирование, правила исчисления страхового стажа); при совмещении работы с обучением.

Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

• четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
• руководителей;
• правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
• работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
• создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

На это есть две основные причины:

• большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
• необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.

Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

• Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
• Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
• Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
• Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

• формировать административный персонал;
• регистрировать учредительные документы;
• подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.

Нормативные акты

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

• Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
• Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
• Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
• Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
• Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Оформление работников

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

• Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
• Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
• Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
• Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
• Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

Заключение

Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.

Вконтакте

| Замминистра Минтруда Любовь Ельцова рассказала о планах по внедрению . Согласно предложениям, работодатели сами смогут выбрать тип кадрового учета : в электронном, полностью или частично бумажном, в зависимости от возможностей фирмы. Оформленные предложения Минтруда передаст на рассмотрение

Требования к кадровым документам

Подтвердить стаж, опыт работы могут кадровые документы. Поэтому их правильное и своевременное оформление имеет важное значение для любого.

Кадровые документы имеют несколько функций :

• подтверждение факта трудоустройства;
• контроль и учет объема возложенной работы;
• регламентация общих условий трудоустройства, а также мер безопасности и защиты личных данных;
• кадровые перемещения, уход работника в отпуск или пенсию и прочих гарантий.

Таким образом, вся полезная деятельность работника должна быть подтверждена кадровыми документами. Такая система учета, с одной стороны, является обеспечением его трудовых прав, с другой стороны - подтверждает исполнение работодателем своих обязанностей по предоставлению гарантий работнику, беспрепятственному осуществлению им своей рабочей функции и оговоренной платы за это.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году не претерпели существенных изменений, поэтому специалисты могут использовать привычные бланки.

По Трудовому кодексу РФ и подзаконным актам, регламентирующим все аспекты, сопутствующие работе, существует множество справок, приказов, инструкций и положений, которые можно отнести к кадровым.

Однако при составлении и ведении столь важных документов необходимо соблюдать несколько неукоснительных правил :

1. Персонализация . Любая бумага, отражающая какой-либо аспект труда, должна содержать указание на конкретного работника.
2. Срок и порядок хранения . Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлены все нужные и важные моменты, соблюдение которых обязательно для ИП. Все, что было оформлено, должно быть сформировано в дела, имеющие опись. Формироваться все должно по классификации, дела размещены в хронологическом порядке. ИП должен соблюдать установленные сроки хранения кадровых документов .

Кадровый учет - обязанность работника по кадрам. Однако некоторые документы могут составляться и другим специалистами: ответственным по охране труда и бухгалтерами. Например, инструкция по технике безопасности разрабатывается службой охраны труда, но сама инструкция с отметками об ознакомлении должна храниться в кадрах.

Если ИП ведет учет самостоятельно, то в качестве проверки полезно будет время от времени проводить сторонний кадровый аудит .

Как оформлять кадровые документы?

Ранее образцы и бланки каждого документа, издаваемого кадрами, должны были соответствовать формам, установленным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Однако с 2013 года норма об обязательности использования форм, перечисленных в данном постановлении была отменена и теперь использование указанных форм носит рекомендательный характер.

При ведении кадрового учета организации и ИП могут вводить свои виды форм, но с обязательным наличием реквизитов, предусмотренных нормами трудового права, для подобных документов.

ИП, с точки зрения трудового права, ничем не отличается от компании. Следовательно, обязанность по документальному отражению труда своего работника он обязан так же неукоснительно соблюдать, как и другие работодатели. Закрытый перечень кадровых документов не установлен, поэтому он может отличаться у разных работодателей.

Документация по учету кадров .

1. Кадровое дело работника, которое содержит личную карточку и копии всех предъявленных документов, подтверждающих его личность, образование и уровень навыков.
2. Приказы о всех возможных и имеющих место взаимодействиях работника и работодателя - перевод, отстранение, отдых, назначение премии, наказание. Кроме того, в кадрах обязательно должны быть журналы регистрации этих приказов.
3. Обязательные инструкции и положения. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» каждая организация обязана защищать все личные сведения работников и осведомить о таком порядке всех работающих. Требования о наличии Инструкции по охране труда и технике безопасности установлены статьей 212 ТК РФ .
4. Правила внутреннего трудового распорядка дня. Их нужно издать исходя из индивидуальных особенностей предприятия или деятельности ИП и указать все ключевые моменты взаимоотношений по работе.
5. Документы, утверждающие штат сотрудников и их оклад.
6. Трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек . Наличие этих документов, а также порядок их выдачи, заполнения и ответственности за утерю или порчу регламентируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» .
7. Журнал регистрации выдачи работникам справок, а также журнал выдачи бланков трудовых книжек.
8. Должностные инструкции.
9. Договоры, устанавливающие случаи материальной ответственности работников.

Документация по учету рабочего времени

Помимо привычных табелей учета рабочего времени это могут быть графики сменности или другие документы, наряды и прочие бумаги, которые подтвердят то, сколько гражданин наработал по количеству времени или объему задач. Рабочее время также подтверждается приказами о выходе на работу в выходные и праздничные дни, а также иными свидетельствами о работе в командировке.

Документация по расчету оплаты труда

Заработанные деньги выплачивают по расчетно-платежным ведомостям . В них могут быть указаны как списки работников, так и отдельные лица. Начисление отпускных производится по записке-счету на отпуск, составляемой кадровым специалистом, а окончательный расчет с работником производится по записке - расчету при увольнении, в которой указывается количество отработанных дней в месяце увольнения, наличие или отсутствие дней отпуска, которые необходимо компенсировать.

Заключение

Трудоустройство у ИП не должно отличаться для работника от работы в организации. Необходимо требовать от предпринимателя соблюдения всех ваших законных прав.

Как мы выяснили, для ИП работа с кадровыми документами предполагает строгое соблюдение ряда принципов:

• оформлять все обязательные первичные кадровые документы;
• обеспечивать их сохранность и своевременную передачу в архивные органы в надлежащем виде;
• соблюдать все предписанные нормы закона для заполнения кадровых документов.

В случае несоблюдения всех требований бизнесмен понесет ответственность в порядке, определенном государством.

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по кадровым документам

Вопрос: Добрый день. Скажите, пожалуйста, обязан ли ИП подтверждать факт трудоустройства работника записью в трудовой книжке? И как быть с обязательными взносами и налогами за работника?

Ответ: Здравствуйте. Да, предприниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Это прямо указано в п. 3 Правил ведения и заполнения трудовых книжек. Более того, он также обязан соблюдать установленные правила заполнения и обеспечить ее сохранность. Отвечая на второй вопрос, надо сказать, что, согласно ст. 20 ТК РФ ИП является таким же работодателем, как и крупные организации, поэтому он обязан платить все взносы и платежи в ФСС России и ПФР, а также налоги вне зависимости от того на какой системе налогообложения работает он сам.