Главная Головокружение Функции ассистента. Что нужно знать специалисту? Запись в трудовую книжку

Функции ассистента. Что нужно знать специалисту? Запись в трудовую книжку

Пожалуй, ни один современный директор, руководитель, начальник уже не представляет свою рабочую жизнь без личного секретаря. Во-первых, иметь помощника очень престижно. Во-вторых, действительно грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, незаменимым человеком на предприятии и, что самое главное, гарантом того, что вы всегда успеете вовремя, ничего не забудете, и всегда будете держать руку на пульсе. Согласитесь, это очень важно в бешеном ритме современной жизни. Ну и, наконец, на секретаря всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить помощнику общение с неприятным клиентом или попросить референта организовать личное торжество. Очень удобно, не так ли?

Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник: общее и отличия

Как вы заметили, одного и того же офисного работника можно называть по-разному. Меняется ли суть выполняемых обязанностей от того, как звучит должность? Давайте разберемся.
Словом «секретарь » обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п. В общем, секретарь – очень многогранный и обобщающий термин, включающий в себя многие возможные должностные обязанности. Поэтому в последнее время стало общепринятым использование таких понятий как секретарь-референт и офис-менеджер.
В обязанности референта обычно входят: ведение телефонных переговоров, деловой переписки, организация командировок руководителя, контроль документов, прием посетителей, формирование дел, работа с офисной техникой. По большому счету, секретарь-референт – это технический исполнитель. Вот почему на эту должность зачастую берут соискателей без высшего образования, особых навыков и даже без опыта работы.
А вот для работы офис-менеджером требуются особые знания, например, в области делопроизводства и документоведения. Обязанности такого секретаря намного шире, чем обязанности референта.
Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками, личностными и профессиональными качествами, ведь помощники – это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду.
Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя».

Какие требования предъявляются к потенциальным секретарям?

Если вы ищите работу секретаря, следует знать хотя бы основные требования, которые работодатели предъявляют к соискателям. Конечно же, каждый отдельный случай отличается массой нюансов, да и каждый руководитель видит своего секретаря в особом свете. Для кого-то вовсе неважно наличие высшего образования, другие начальники ставят во главу угла знание , некоторым важно лишь, какой кофе варит секретарь или как он (она) выглядит. Кстати, вот что важно знать. Работодатель может долго и усердно рассказывать вам о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете заниматься, только вот читателям МирCoветoв не стоит обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши плечи будет возложено множество обязанностей, намного больше, чем описано в должностной инструкции и чем вам рассказали . Делается это для того, чтобы не спугнуть потенциального работника. Расчет делается на то, что в процессе работы вам будет проще «подкинуть» новую обязанность или возложить на вас выполнение особых поручений (ни один начальник не скажет вам на собеседовании, что вы должны будете напоминать ему даты рождения его жены и любовниц, но на практике будет именно так).
Итак, основные требования. Я устраивалась на должность секретаря дважды, и оба раза они были очень похожими:

оконченное высшее образование (ну какому руководителю понравится, что его помощник будет отлучаться на сессии в самый неподходящий момент?);
опыт работы (необязательно, но крайне желательно);
приятная внешность;
умение работать с офисной техникой, знание компьютерных программ, навыки работы в интернете;
коммуникабельность, грамотная речь, умение излагать свои мысли в устной и письменной форме;
владение одним или несколькими иностранными языками;
возраст от 18 до 35 лет;
, ответственный подход к выполнению поставленных задач, желание учиться;
возможность работать не нормированно (следовательно, «семейные» женщины, претендующие на должность секретаря, работодателей редко интересуют).

Как я уже говорила, это очень обобщенный список требований к потенциальному референту и у каждого работодателя он свой. Никогда не стоит отказываться от собеседования, если в этом списке вы увидите какой-то пункт, в котором вы не очень сильны. Поверьте, ваши другие достоинства быстро перекроют все ваши слабые стороны.

История моей карьеры

Когда я окончила университет, у меня не было ни опыта работы, ни уверенности в том, что я быстро смогу устроиться хоть в какую-то фирму. Поэтому когда я позвонила по первому попавшемуся объявлению с текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольный комбинат» и меня сразу же пригласили на собеседование, я была крайне удивлена. Еще больше я удивилась, когда после собеседования мне предложили выйти на работу в этот же день. Естественно, я согласилась. Зарплата меня, вчерашнюю студентку, устраивала, директор мне понравился, да и работа казалась непыльной. Многое было для меня новым, много я не знала и приходилось учиться на собственных ошибках, ведь помочь и подсказать было некому. Я была очень благодарна коллективу и директору за то, что они с пониманием отнеслись к моим просчетам и не судили строго за ошибки и недоделки. В принципе, со всеми основными обязанностями я справлялась на «отлично»: переговоры, деловая переписка, оформление командировочных удостоверений, прием гостей, работа с офисной техникой, чай-кофе директору и его гостям. В общем, никаких экстремальных поручений я не выполняла, кадровыми вопросами не занималась, по расписанию и имела законный час на обед. Постепенно я стала открывать для себя «закулисье» жизни высших должностных лиц предприятия. Уважения я добилась исключительно своими поступками, хотя не скрою, были и такие коллеги, которые просто стеснялись сказать мне что-то лишнее или обидное, ведь я была ближе всех к шефу, а его все боялись.
Секретарем директора я проработала почти год, после чего меня повысили в должности и перевели в другой отдел. Уходя с поста секретаря, я умела очень многое и была уверена, что если придется начинать все сначала, у меня имеется опыт и багаж знаний. Резюме с указанной должностью секретаря руководителя, разосланное через несколько лет в сети интернет, сделало свое дело и меня пригласили на работу личным помощником директора в крупную коммерческую структуру. Мой опыт работы и владение иностранными языками стали главным критерием моей победы в конкурсе на занятие вакантного места.
Как я и ожидала, должность личного помощника кардинально отличалась от должности обычного секретаря. Мне не пришлось отвечать на общие звонки, делать шефу чай, ксерокопировать документы или подписывать конверты для отправки корреспонденции, чем я привыкла заниматься на заводе. Меня сразу же «окунули» с головой в личную жизнь начальника, в организацию всех его встреч и мероприятий, выполнение особых поручений (например, подобрать подарок на юбилей его друга или сообщить коллеге плохую новость). Мой размеренный жизненный график кардинально поменялся. Работать приходилось по 10 часов в сутки без обеда и перерывов на кофе. В предпраздничные дни сидеть в офисе допоздна, подписывая открытки, считалось нормальным, а работа в выходные дни – естественным процессом. Я сопровождала директора на мероприятиях, организовывала его поездки за границу, с партнерами, покупала-продавала, занималась сотней глупых отчетов. Самое главное – я подстраивалась под постоянно меняющееся настроение шефа, а чтобы избежать его гнева пыталась сделать свою работу максимально быстро, качественно и идеально. У меня отлично получалось организовывать, и меня постоянно просили что-нибудь организовать. Я была переводчиком, когда к шефу приезжали иностранные партнеры. В общем, чего я только не делала на должности личного помощника. Сейчас вспоминаю это место работы с благодарностью, несмотря на все нервы, мелкие неприятности и упреки. Это была настоящая школа жизни, которая меня окончательно раскрепостила, научила общаться с людьми разных уровней и рангов, дала бесценный багаж знаний и умений.
Сравнивая два места работы, две должности могу с уверенностью сказать: быть обычным секретарем – скучно и рутинно (хотя каждому свое, конечно), быть помощником руководителя – интересно, познавательно, полезно. После той школы, которую я «закончила», я с легкостью пошла на повышение, мне стали предлагать интересные должности, приглашали в замечательные проекты. Работая обычным секретарем, я никогда не получала тех позитивных эмоций, которые сопровождали меня на протяжении всей моей работы помощником директора. Я считаю, что я не зря прошла этот путь от начала и до конца, отшлифовав все свои начальные знания и укрепив новые навыки. Я нашла себя, я стала незаменимым человеком, я заслужила уважение коллектива и начальника. Оно того стоило, правда.

Работа руководителя насыщена и интенсивна, и для успешной деятельности компании директор должен верно делегировать свои полномочия между подчиненными.

Вы узнаете:

Зачем руководителю нужен личный помощник.
Чем должен заниматься помощник руководителя.
Какие предъявлять требования к человеку, претендующему на должность вашего помощника.
Сколько платить помощнику руководителя.
Как найти идеального помощника руководителя.

Кроме узких специалистов – бухгалтера, экономиста, технолога и прочих аналогичных должностей – многие организации учредили должность помощника руководителя. Такие объявления все чаще появляются в разделах современных коммерческих изданий, и это не случайно.

Являясь «правой рукой» директора фирмы, помощник выполняет функции разных специалистов: психолога, организатора, делопроизводителя. При этом от результатов его работы зависит деятельность всей компании: итоги важных , деловой настрой шефа, успешность новых проектов, степень согласованности между специалистами структурных подразделений и т. п.

Помощник руководителя: особенности профессии

Хороший помощник руководителя, вне сомнения, будет полезен для любой организации, ведь очень часто он фактически является вторым человеком в компании. Активный, ответственный, эрудированный и целеустремленный специалист, выполняющий функции помощника руководителя, способен выполнить качественно и безупречно работу любой сложности: от регистрации входящей корреспонденции до согласования выгодного контракта с партнерами. По этой причине сотрудники, безупречно и профессионально выполняющие трудовые функции, высоко ценятся на любом предприятии.

Практика организации работы такова, что помощниками руководителя часто становятся хорошо зарекомендовавшие себя секретари, начальники структурных подразделений или офис-менеджеры. Успешно совмещая функции юриста, консультанта с работой помощника руководителя, талантливые и грамотные специалисты обеспечивают ощутимый результат всей компании.

Если вести речь о должностной инструкции данного специалиста, то точно составить ее не представляется возможным, но теоретически, конечно, можно попытаться. Но как обозначить ту грань, за которой находится интуитивное понимание между руководителем и его помощником, и от которой зависит успех сотрудничества и взаимопонимания? Разумеется, такими качествами наделен не каждый человек. Не обращать внимания на нервные срывы шефа, быть коммуникабельным, дипломатичным, и, независимо от настроения, всегда выглядеть презентабельно – именно этого ожидает любой руководитель от помощника.

Не менее важным является совпадение «внутренних часов» или темпов работы. Если босс испытывает постоянный недостаток во времени, то его помощник обязан быть мобильным, оперативным и в то же время не подавать признаков спешки.

Личный помощник руководителя – это, прежде всего, преданный сотрудник своей компании, который естественно и искренне представляет ее интересы в любой сфере деятельности: при проверке охранной сигнализации и при урегулировании нежелательных разногласий между специалистами. Лучшим поощрением для него является моральное вознаграждение. Нельзя сказать, что для него безразличен размер заработной платы, тем не менее, он работает не за деньги.

Личные взаимоотношения с руководителем – отдельный, очень важный аспект психологического климата. Более того, проводя часто время в неофициальной обстановке, помощник руководителя знает очень многое о семье своего босса, о сильных и слабых сторонах жизни как самого руководителя, так и всей компании в целом. Опытный директор всегда сможет определить, насколько предан сотрудник коллективу, и дорожит ли интересами компании его помощник.

Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о компании, ее преимуществах, решениях, стратегиях развития, и прочая информация конфиденциального характера, хорошо знакомая помощнику руководителя. От того, насколько честен этот сотрудник, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит помощник руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности.

Как работать в день на 4 часа меньше и все успевать: алгоритм «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Редакция журнала «Коммерческий директор» разузнала об эффективных инструментах, который помогут решить эту проблему. Вам пригодятся персональный планировщик дел и подробные инструкции.

Режим работы помощника руководителя

Как и другие сотрудники, личный помощник руководителя выполняет свои функции в рабочее время, оговоренное условиями трудового соглашения. Как правило, это 8-часовой трудовой день при пятидневной рабочей неделе.

Тем не менее, практика такова, что фактически отработанное время часто выходит за рамки договорных обязательств, и самые важные функции совершаются именно в нерабочее время. Неофициальные встречи, важные переговоры во время «отдыха» на природе и прочие аналогичные сценарии предполагаются в деятельности помощника, выполняющего дополнительные обязанности по рекомендации начальства.

Права и ответственность помощника руководителя

Занимая такую важную и ответственную должность, помощник руководителя наделен определенными правами, которые коррелируют с его обязанностями. В частности, работа с исходной документацией предполагает право помощника на утверждение им этих документов. В то же время, для полного изучения материалов дела помощник может запросить необходимую дополнительную информацию у руководителя и специалистов компании.

Этот сотрудник вправе требовать необходимых условий для работы. Комфортные условия труда, позитивный психологический климат, соответствующий уровень технического оснащения – это показатели, от которых напрямую зависит результат работы специалиста. Поскольку рационализация трудового процесса предполагает разделений трудовых функций, то многие рабочие операции предполагают взаимодействие нескольких специалистов. В частности, обработка входящей корреспонденции не исключает взаимодействие секретаря и помощника руководителя.

Условиями трудового соглашения предусмотрен перечень обязанностей помощника директора, который, тем не менее, может быть значительно расширен на практике в зависимости от обстоятельств. Работая в команде руководителя, помощник несет ответственностьза:

ненадлежащее выполнение трудовых функций, поручений и прямых обязанностей, предусмотренных содержанием утвержденных должностных инструкций, не противоречащих ТК РФ;
противозаконные действия, предусмотренные нормами действующего законодательства;
причинение любого ущерба предприятию, предусмотренного ТК РФ, ГК РФ и прочими законодательными Актами и Положениями федерального, регионального и местного значения.

Перспективы

Опытные и талантливые помощники руководителя, безусловно, имеют серьезные перспективы. Их труд ценится высоко, ведь именно они, впервую очередь, получают возможность быстро подняться по служебной лестнице и достичь высоких результатов в построении карьеры.

Широкие перспективы открываются, прежде всего, тем из них, которые способны за короткий промежуток времени изучить и систематизировать обширную информацию, выбрать тактику поведения, обеспечить всем необходимым стратегически важные переговоры. Специалисты, продемонстрировавшие положительные результаты в работе, имеют широкие возможности в продвижении карьеры и получении престижной должности.

Какой помощник руководителя вам нужен? 10 видов секретарей и ассистентов

Полномочия и обязанности помощника руководителя различаются в зависимости от целевой деятельности и управленческой стратегии компании.

Бизнес-ассистент

Кому необходим: руководству предприятий, ведущих обширный документооборот.

Кому подчиняется:непосредственному руководителю.

Бизнес-ассистент – это специалист, на которого возложена ответственность за многие процессы: подготовку и организацию переговоров и документации к ним, разработку графика работы директора. От степени его организованности, лояльности и дипломатичности зависит результат переговоров, совещаний и прочих аналогичных мероприятий. Из этого следует, что помощник руководителя – вакансии разноплановые, требующие определенных знаний, навыков, эрудиции и компетенции.

Бизнес-ассистент не только выполняет предписанные ему технические функции, но и сам определяет на месте структуру текущих задач и выполняет их. Более того, этот специалист в отсутствие или по поручению руководителя выполняет часть работы директора, результаты которой руководитель использует в своей работе. Следовательно, ассистенту необходимы определенные знания и практика по профилю работы компании.

Практика такова, что мужчины чаще женщин работают в должности ассистентов руководителя. Выбирая человека на эту должность, руководитель исходит из уровня подготовки специалиста, опыта его работы в этой должности, уровня владения иностранными языками, т.к. личный помощник руководителя обязан быть готовым к встрече иностранной делегации. Немаловажными являются и такие навыки, как организаторские способности, умение правильно и рационально вести деловые переговоры и готовность принимать эффективные решения, исходя из анализа текущей ситуации.

Среди соискателей такой должности, как правило, специалисты 30 – 40 лет, имеющие высшее профильное образование и стаж успешной работы в данной отрасли. Кроме прочих деловых качеств потенциального ассистента, на первом месте находится умение адекватно реагировать на критику, способность не давать волю амбициозным чувствам, поскольку результатами его деятельности будет по факту пользоваться другой человек. Таким образом, работа помощник руководителя не подходит соискателям с высокими личными амбициями.

Личный помощник

Кому необходим: руководителям крупных компаний.

Кому подчиняется: только своему непосредственному руководителю.

Должность личный помощник руководителя актуальная для крупного предприятия, где уже в достаточной степени сформирован полный штат административных сотрудников. В данном случае, это – секретариат и прочие категории специалистов, являющихся «правой рукой» директора. В их обязанности входит обеспечение административных потребностей директоров в бронировании билетов для проезда к месту командировок, заказ мест в гостинице, выполнение поручений для семьи руководителя. Примечательно, что работа помощника руководителя выходит за рамки офиса.

Помощник фактически освобождает шефа от выполнения организационных процедур административного характера, предоставляя тем самым возможность рационально заниматься управлением предприятия и с максимальной эффективностью использовать собственные ресурсы. Для того чтобы выполнить все перечисленные условия, сотрудник должен иметь необходимый опыт работы в должности личного помощника руководителя или секретаря-референта от 3-х лет, и в возрасте 25–35 лет получить высшее профильное образование.

Руководство отделом продаж: 17 универсальных правил

Персональный ассистент

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний.

Кому подчиняется:исключительно руководителю.

Для выполнения поручений личного характера, которые в практике руководителя встречаются довольно часто, в штатное расписание включают такую должность, как персональный ассистент. Обычно такие работы связаны с выполнением каких-то поручений для членов семьи и близких людей руководителя. Такой сотрудник часто занят организацией семейных мероприятий, праздников, организацией досуга детей директора и т.п.

Средний возраст персонального ассистента 26 – 35 лет, высшее профильное образование, максимум организационных навыков, сдержанность и коммуникабельность.

Секретарь

Кому необходим: компаниям крупного, среднего и малого бизнеса.

Кому подчиняется: руководящему составу.

Должность секретаря нужна практически на каждом предприятии, независимо от организационно-правовой формы. В обязанности этого сотрудника входит прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

На такую должность чаще всего приглашают девушек в возрасте 22 – 30 лет с высшим, средне-специальным (реже – общим) образованием, свободно владеющие навыками уверенного пользователя ПК, способного быстро печатать документы и обрабатывать большой объем входящей информации. Не последнее место отводится и таким личным качествам, как ответственность, коммуникабельность, исполнительность и деловой этикет.

Секретарь-помощник

Кому необходим: руководителям компаний со штатом не более 25 сотрудников.

Секретарем-помощником является тот же помощник руководителя, ответственный за обеспечение нормальной работы специалистов офиса. Этот сотрудник печатает исходящую корреспонденцию, встречает гостей и подает напитки, отвечает на вопросы гостей и обеспечивает приятный, доброжелательный микроклимат.

Высшее образование приветствуется, умение оперативно пользоваться оргтехникой и быстро печатать, обрабатывать входящую корреспонденцию. Соискателям с практическим опытом гораздо легче найти работу. Как правило, на любом предприятии ценится исполнительный и ответственный секретарь с опрятным внешним видом и хорошими манерами.

Секретарь на ресепшн

Кому необходим: компании, в которой работают более 60 сотрудников, с большим посетительским потоком.

Кому подчиняется: офис-менеджеру, помощнику руководителя или самому руководителю.

Обязанность помощника руководителя не ограничивается работой с корреспонденцией и ответами на входящие звонки. Для крупных компаний, взаимодействующих с многочисленными деловыми партнерами, очень важно, чтобы их встречал приветливый секретарь приятной внешности, с располагающей улыбкой и правильными манерами. Так, секретарь на ресепшене отвечает за прием гостей, угощение напитками и десертом, работает с курьерами в части приемки заказов и отправки корреспонденции. Так как секретари на ресепшене одними из первых в силу своих обязанностей вступают в контакт с посетителями, они должны быть доброжелательными, предупредительными и ориентированными, прежде всего, на встречу и сопровождение клиентов.

Секретарь-референт

Кому необходим: компаниям среднего класса.

Кому подчиняется: руководителю.

Эту должность обычно считают «промежуточной», поскольку присущие ей функции свойственны и личному помощнику руководителя и секретарю. В частности, секретарь-референт присутствует на переговорах начальства с партнерами и руководителями подразделений компании, ведет протоколы совещаний и переговоров, обеспечивает документальное сопровождение совещаний руководителя. Следует отметить, что функции секретаря-референта постепенно изменяются, и должностная инструкция помощника руководителя предполагает выполнение различных смежных функций.

Администратор

Кому необходим: компаниям, специализирующимся на оказании услуг.

Кому подчиняется: руководителю компании, управляющему, либо же административному директору.

Необходимо отметить, что должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря, личного помощника и секретаря-референта. При детальном рассмотрении несколько отличаются от них функции администратора.

Должность администратора учреждают в компаниях, специализирующихся на оказании услуг. В частности, администратор занимается встречей гостей, организацией деловых встреч и переговоров, следит за графиком посещения (приема). Основной задачей администратора является обеспечение максимального удобства и комфорта посетителям во время нахождения в офисе компании. Не удивительно, что на должность администратора приглашаются, чаще всего, девушки и юноши приятной внешности, владеющие правилами делового и корпоративного этикета, устойчивые к стрессам и способные одновременно выполнять несколько функций.

Офис-менеджер

Кому необходим: компаниям среднего масштаба с численностью персонала более 25 человек.

Кому подчиняется: руководителю, административному директору.

В задачи этого специалиста входит решение проблем технического обеспечения сотрудников, работающих в офисе. Для правильного учета всех операций, офис-менеджер ведет необходимую учетную документацию. Необходимо учесть, что западноевропейские офис-менеджеры выполняют четко обозначенные функции. В отличие от них, российские специалисты этого профиля часто выполняют работу секретаря.

Оптимальный возраст соискателей на должность офис-менеджеров составляет 23 – 35 лет. Чтобы соответствовать данной должности, специалист должен обладать высокими коммуникативными навыками, быть стрессоустойчивым и обладать приятной внешностью. Опыт работы помощником руководителя будет в приоритете.

Делопроизводитель

Кому необходим: государственным организациям, а также компаниям, в которых четко обозначен документооборот в соответствии с ГОСТами.

Кому подчиняется: административному директору, заведующему канцелярией либо руководителю.

В государственных предприятиях и компаниях со смешанной формой собственности в штатное расписание включают должность делопроизводителя, как, впрочем, и остальные, строго регламентированные должности. Этот сотрудники следит за документооборотом, разбирает и систематизирует письма, Приказы руководителя, архивную документацию и прочие документы предприятия.

Среди требований, предъявляемых к соискателю данной должности, следует обозначить: внимательность, оперативное выполнение поручений, знание правил заполнения документов, грамотность. Делопроизводителя часто называют «заведующим канцелярией», однако, это не меняет сущности и содержания этой работы.

Помощник – это уже близкий человек!

Юрий Водилов,

генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

На протяжении восьми лет я работаю с личным помощником, и должен сказать, что этот человек помогает мне в делах организационного и административного характера. Во время заключения трудового соглашения эту девушку приняли на работу в качестве секретаря. В процессе работы она продемонстрировала хорошие организационные и коммуникативные способности, и со временем была утверждена в должности личного помощника.

Как я принял решение об утверждении именно этой кандидатуры? Прежде всего, должен отметить адекватную реакцию на замечания руководителя, высокие организаторские способности, умение корректно и обоснованно излагать свою позицию. В довершение к сказанному, отмечу высокую степень самоорганизации и дисциплины, отличные профессиональные навыки и соблюдение норм корпоративной этики.

Принимая посетителей компании, личный помощник способствует формированию положительного имиджа дирекции. В его обязанности входит подготовка нужной документации, расписание встреч руководителя с партнерами и посетителями, организация деловых совещаний и личных встреч. Помощник, безусловно, создает гармоничный психологический климат, что очень важно при длительном личном контакте.

Обязанности помощника руководителя: что он должен делать?

Примечательно, что помощник успешно совмещает разные по профилю функции: от простых секретарских до более ответственных и важных, заместительских.

Какие рабочие функции обычно возлагаются на помощника, какими рамками ограничивается сфера его работы?

Тайм-менеджмент:

Разработка и согласование рабочего графика директора – вести переговоры о сроках визитов, встреч, совещаний, следить за расписанием и условиями проведения указанных мероприятий;
Записывать и своевременно оповещать руководителя о графике предстоящих встреч, поездок и прочих дедлайнов. Если в резюме помощника руководителя будет отмечено, что соискатель имеет опыт в данной работе, это сыграет решающую роль в выборе сотрудника.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

Подготовка и организация совещаний, важных переговоров, ведение протоколов собраний руководителя и уведомление участников собраний и встреч, подготовка необходимых документов по итогам указанных совещаний;
Подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными билетами, расселение гостей в гостинице и т. п.

Ведение документации:

Приемка, сортировка и переадресация входящей корреспонденции. Группировка по срочности, уровню значимости (важности), вручение писем руководителю для ознакомления и визирования.
Работа с документацией – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, редактирование писем, составленных руководителем.

Поддержание деловых контактов:

Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно.
Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя.

Работа офис-менеджера:

Обеспечить соответствие рабочего места руководителя стандартным требованиям рационализации, комфорта и максимальной функциональности.
Поддерживать контактные связи с партнерами, уметь оперативно решать вопросы технического обеспечения и прочие актуальные задачи.

Работа заместителя:

Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов;
Представлять руководителя или интересы компании на представительских встречах, деловых мероприятиях, уметь находить ответы на поставленные вопросы, четко выражать позиции руководителя.

Личный помощник руководителя должен соответствовать запросам как непосредственного руководителя, так и статусу компании. В небольших (при необходимости – и в крупных) компаниях помощник руководителя может разделять рабочие функции с другими сотрудниками, и наоборот, совмещать работу помощника с прочими функциями по основному Договору.

Опыт пратика

Режис Ломм ,

глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Специалист, работающий в компании в должности персонального ассистента, занят выполнением следующих работ:

разрабатывает и согласовывает деловое расписание на день и на неделю;
руководит работой, связанной с организацией командировок, деловых встреч и презентаций;
отвечает за своевременное уведомление руководителя о предстоящих контактах с партнерами и посетителями и т. п.

Естественно, такой специалист должен обладать оптимальным набором коммуникативных навыков: корпоративная этика, высокая адаптивность в быстро изменяющихся условиях, точность и пунктуальность, внимательность и доброжелательность. Лучший ассистент – тот, кто понимает и осознает, что нужно еще предпринять для улучшений условий работы директора.

Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо представляет себе сущность этой работы. Чем искреннее сотрудник заботится о компании, тем успешнее будет его карьера, независимо от должности. Личный помощник руководителя, проявляющий здоровое и своевременное беспокойство об условиях работы руководства, всегда будет отмечен по заслугам, ведь для руководителя очень важно, чтобы рядом с ним всегда находился человек, который полностью разделяет его интересы и позицию, в какой бы стране или регионе они не находились.

Специалист, помогающий мне в работе и трудоустроенный на должность ассистента, обеспечивает комфортные условия для проведения важных административных и организационных мероприятий. Дополню, что эти условия важны не только лично для меня, но и для партнеров, что, в конце концов, сказывается на интересах всей компании.

Более того, мне доставляет удовольствие понимание того, что рядом со мной в постоянном контакте работает адекватный, самоорганизованный и ответственный человек, способный трезво оценивать ситуацию и оперативно принимать полезные решения. Более того, я доверяю своему секретарю на интуитивном уровне, понимая, что он полностью разделяет со мной интересы компании и мои собственные интересы.

Идеальный помощник руководителя:

С учетом вышеизложенного, несложно определить, какие характерные требования предъявляются к соискателю этой должности. В любом случае, этот специалист должен обладать достаточным образовательным уровнем и практическими наработками, обеспечивающими его положительную репутацию. Точный перечень требований зависит от должностной специфики сотрудника.

В частности, если помощник будет преимущественно занят исполнением функций референта, то в перечень требований войдут следующие позиции:

среднее образование;
небольшой опыт в работе на данной должности;
навыки пользователя ПК и оргтехники.

Начинающий помощник руководителя компании может начать свою карьеру при наличии обозначенных характеристик.

Однако, если помощник будет совмещать работу секретаря с работой менеджера, несложно предположить, что требования к такому специалисту несколько расширятся. С учетом уровня задач в данном случае, соискатель на должность помощника руководителя должен обладать более высоким уровнем квалификации.

Типичный набор навыков должен включать следующие позиции:

владение иностранными языками (наиболее востребованы языки: английский, французский, немецкий, китайский);
уверенное владение популярным пакетом компьютерных программ;
личные качества сотрудника: корректность, ответственность, предупредительность, оперативность;
возраст до 35 лет (многие компании приглашают на работу специалистов более старшего возраста, с учетом имеющегося практического опыта).

Несмотря на то, что специалисты со стажем имеют больше преимуществ при рассматривании кандидатур, помощники руководителя с небольшим стажем, демонстрирующие образцовые организаторские способности и в совершенстве владеющие правилами корпоративной этики, также имеют достаточно шансов на успех.

Это объясняется тем, что руководитель предпочитает самостоятельно обучить своего помощника «с нуля», чтобы у сотрудника сразу сложился определенный стереотип поведения. Кроме того, современные технологии лучше осваивают молодые специалисты, не обремененные устаревшими знаниями. Часто должностная инструкция помощника руководителя прямо указывает на работу с новыми видами программного обеспечения, и отбор кандидатов происходит по определенным правилам.

Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Какая должна быть зарплата у помощника руководителя

Уровень зарплаты личных помощников

Федеральный округ	Примерный уровень заработной платы (в рублях)
Дальневосточный Владивосток Хабаровск	6500-21 000 9000-21 000 6500
Приволжский Казань, Татарстан Нижний Новгород Оренбург	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Северо-Западный Вологда Псков	7000-11 700 7000 11 700
Сибирский Барнаул, Алтайский край Иркутск Новосибирск	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Уральский Екатеринбург Челябинск	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Центральный Воронеж Тула	17 200-19 500 17 200 19 500
Южный Ростов-на-Дону Ставрополь	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Курсы помощника руководителя: чему там учат

1. Профессиональный и психологический профиль персонального ассистента (помощника) руководителя

Перечень требований к квалификации, уровню профессиональной подготовки, а также требования к личным качествам помощника руководителя.
Значение, обязанности, компетенции ассистента руководителя.
Основы корпоративной этики и делового взаимодействия помощника руководителя.

2. Документирование деятельности руководителя и организации в целом

Единая система документооборота, основы делопроизводства.
Принципы классификации документов. Разновидности организационно-распорядительной документации. Типовые документы.
Бланки документов, требования к их заполнению. Основные и дополнительные реквизиты.
Правила формирования договорной документации. Оформление распорядительных и организационных дел.

3. Организация документооборота

Работа с документацией. Разновидности документопотоков.
Принципы документооборота. Внутренние, входящие, исходящие документы. Регистрация документов с последующим контролем исполнения предписаний руководителя.
Основы организационной структуры. Формирование дел с учетом основной номенклатуры.
Понятие об экспертизе ценности документа. Помощник руководителя без специальной подготовки, при необходимости, может овладеть необходимыми навыками и знаниями на специальных курсах по организации оборота документов.

4. Деловое взаимодействие и эффективное общение с руководителем

Задачи и возможности информационного обеспечения работы директора. Организационно-технические средства для презентаций.
Планирование и составление графика рабочего дня директора.
Новые виды программного обеспечения и технических средств, обеспечивающих эффективную деятельность руководителя.
Основы межличностного общения между руководителем и ассистентом. Зарплата помощника руководителя напрямую зависит от умения ассистента наладить комфортные условия для обеспечения позитивного взаимодействия.

5. Организация специальных и деловых мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

Подготовка конференц-зала и необходимой документации к проведению мероприятий.
Ведение документации в процессе проведения мероприятий.
Организация фуршетов, кофе и прочих угощений для участников конференций.
Подготовка культурной программы, покупка подарочных аксессуаров.

6. Управление стрессом и своим состоянием.

Выработка устойчивости к стрессам, поддержание комфортного состояния.
Способность адаптироваться к изменяющимся условиям, умение предотвращать стрессовые ситуации, формирование позитивного психологического климата.
Умение концентрироваться на позитивных моментах, расслабляться и восстанавливаться в конце рабочего дня.
Сохранение презентабельного внешнего вида, поддержание эстетической формы, соблюдение рационального режима труда и отдыха.

7. Тайм-менеджмент

Выявление приоритетных направлений в работе и личной жизни.
Обладание знаниями о внутренних биоритмах, циклах энергетических потоков.
Умение распределить цели по ролям.
Определение рамок влияния и направления забот.

8. Разрешение сложных и конфликтных ситуаций

Алгоритм урегулирования споров и разногласий.
Эмпатическое слушание.

9. Организация командировок директора

Подготовка документов к поездкам руководителя.
Предварительный заказ проездных документов и отелей.
Подготовка поездки руководителя за рубеж.
Встреча и примем зарубежных партнеров. Инструкция помощника руководителя некоторых компаний предусматривает общение с иностранцами и владение иностранными языками.

10. Имидж современного личного помощника (персонального ассистента)

Поддержка личного дресс-кода.

11. Практический навык прохождения интервью и составление резюме.

Умение вести переговоры на уровне первых руководителей, собственников бизнеса.
Умение правильно подать себя и компанию, способность держать разумное равновесие в процессе беседы, воспитание эстетически привлекательных манер.

Организация тимбилдинга: идеи командообразующих мероприятий

Мне нужен самостоятельный помощник

Юлия Конельская ,

генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В качестве клиентской базы при выборе помощника руководителя были использованы как внешние, так и внутренние ресурсы. Объявление «Требуется помощник руководителя» было размещено в местных СМИ с целью привлечь внимание соискателей с опытом работы в крупных компаниях или административных департаментах. Работой по первичному выбору кандидатов занималась служба персонала.

Прежде всего, специалисты определяли, насколько соискатели соответствуют нашим требованиям, выявлялись потенциальные возможности. В процессе собеседования кандидаты решали тестовые кейсы и рассматривали конкретные ситуации. После тестирования мы получили первичные сведения о возможностях и способностях кандидатов.

Далее отобранные соискатели тестировались на предмет соответствия нормам принятой на предприятии корпоративной этики. Мы определяли, способен ли специалист принять ответственность на себя и разрешить ситуацию в пользу компании. Лично мне более импонирует помощник, готовый к принятию самостоятельных решений.

4 шага как найти идеального помощника руководителя

Шаг 1. Определяемся – кто именно вам нужен

Для того чтобы сделать правильный выбор, надо четко знать: какой специалист нужен в качестве помощника руководителя? Какие рабочие функции будут на него возложены, какие задачи поставит перед ним руководитель? При выборе помощника важно учесть психологическую совместимость, совпадение биологических ритмов и темпов работы. Известно, что деловые качества одного и того же человека могут в разных условиях проявиться по-разному.

Помощник руководителя без опыта может найти работу в развивающейся компании, с руководителем, внедряющим инновационные модели в административно-управленческой практике. Когда директор часто бывает в поездках, помощник должен уметь рационально и оперативно решать вопросы по бронированию отелей, заказу билетов и трансфера. Но если командировки не часты, нет необходимости готовить специалиста для выполнения подготовительных работ. В то же время, помощник руководителя с опытом наверняка будет искать работу, обеспечивающую его полной занятостью и возможностью развиваться.

Шаг 2. Поиск подходящего кандидата

Есть два варианта:

поиском подходящей кандидатуры занимается кадровая служба;
подбор осуществляется усилиями службы персонала.

Подробное описание качеств и умений потенциального помощника будет необходимо представить службе по подбору персонала. Чем подробнее будет описание специалиста, тем плодотворнее будет работа и деятельность руководителя. В процессе предварительного отбора отсеются неподходящие кандидаты, и руководителю гораздо легче будет сделать выбор среди оставшихся кандидатов. Кроме того, если человек не соответствует требованиям по нескольким параметрам.

Курсы помощника руководителя помогают выявить приоритеты каждого соискателя, раскрыть потенциальные возможности. Выпускники без опыта работы сначала могут пройти практику секретарей, получить необходимые навыки и знания, и лишь затем претендовать на должность помощника руководителя компании.

Обратите внимание: отклонение заявок соискателей по принципу возраста, пола и национальности - противозаконно. В ходе собеседования личные антипатии не стоит озвучивать, для отказа от услуг соискателя существуют другие, более корректные формы. Если в качестве соискателя окажется специалист со стажем, опыт работы помощником руководителя наверняка подскажет такому кандидату причину вашего отказа.

Шаг 3. Проверяем компетентность кандидатов

Если на должность помощника руководителя претендуют 10- 15 соискателей, целесообразно поручить кадровой службе определить, насколько честно они заполнили анкету. Далее предложите каждому из кандидатов решить реальную рабочую ситуацию и проанализируйте их ответы.

Частный пример: предложите кандидату такую задачу. «Вам нужно отправить корреспонденцию. Ваши действия?». По вариантам ответа вы безошибочно сделаете свой выбор.

Первый вариант. Я отправлю конверт по почте или воспользуюсь услугами курьера, как того требует должностная инструкция помощника руководителя.

Второй вариант. Я выясню у руководителя, насколько срочна доставка. С учетом этого, я приму решение, как отправить корреспонденцию: почтой, с курьером или (если это важные документы) доставить лично. Отправляться в путь следует после того, как будет определено контактное лицо, точный адрес и график работы получателя. О факте доставки можно убедиться по телефону, после чего надо доложить руководителю о выполненной работе.

Шаг 4. Делаем выбор

По итогам предварительного отбора в поле зрения руководителя остается несколько соискателей. Это – важный этап, на котором следует определиться, почему кандидаты обратились именно в эту компанию? Спросите соискателей, каковы причины их обращения и почему они желают работать именно в должности помощника руководителя? Не надо смущаться, если этот вопрос прозвучал несколько раз. Если сотрудник не пожелает обременять себя лишний раз подтверждением своих намерений – вряд ли стоит обращать внимание на этого человека. Другое дело, когда кандидат с интересом говорит о будущей должности, объясняет свое видение ситуации и предлагает новые, нестандартные решения. Обратите внимание на то, чтобы соискатель был эмоционально совместим с вами.

В условиях кратковременного собеседования выявить уровень совместимости крайне непросто. Прислушайтесь к интуиции: приятен ли вам человек, демонстрирующий знания, опыт, готовность к работе? Если при наличии всех этих качеств нет желания продолжать с ним беседу – это тревожный знак, не стоит себе перечить. Вопрос психологической совместимости тем более актуален, когда выбирается помощник руководителя управления.

В условиях растущей конкуренции кардинальное значение имеет качество управления, направления стратегических административно-организационных ресурсов. От того, насколько правильно и оперативно будет выбрана управленческая стратегия, зависит успех деятельности всей компании. Поэтому деятельность руководителя должна быть обеспечена максимально комфортными условиями, средствами и ресурсами, позволяющими эффективно решать стратегически важные вопросы без формальных или организационных обременений. Личный помощник руководителя – это и есть тот человек, которому при любой погоде доверяют «компас корабля», управляемого капитаном.

Информация об авторе и компании

Юрий Водилов , генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень. ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Режис Ломм , глава представительства компании Pfizer в России, Москва. Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Юлия Конельская , генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

установленный порядок обращения с документами в организации;
правила делового общения и этикета;
порядок ведения отчетной документации;
правила пользования офисной техникой, средствами связи;
основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
основы делопроизводства;
организационно-штатную структуру компании;
порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

«Молочные продукты»

продукты»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

21.05.2009 _ № _7__ Генеральный директор

(дата) (номер) (должность руководителя)

Пушков

Москва (подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

Помощника руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.

1.2. Помощник руководителя назначается на должность для организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности руководителя, ведения делопроизводства и организации приема посетителей.

1.3. Решение о назначении на должность помощника руководителя и об освобождении от должности принимается генеральным директором .

1.4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт с работы руководителем компании не менее двух лет.

1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется:

– законодательными и нормативными правовыми актами по организации делопроизводства;

– уставом организации, локальными нормативными актами , нормативными и распорядительными документами, издаваемыми руководителем организации;

1.6. Помощник руководителя должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

– структуру и руководящий состав организации;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.13. Организует прием посетителей, содействует рассмотрению просьб и предложений работников.

2.14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Помощник руководителя вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

3.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 1 апреля 2009 г. № 15.

Начальник отдела кадров______ Курочкина _

(руководитель кадровой службы) (подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

С настоящей должностной инструкцией

ознакомлена. Один экземпляр получила на руки и

обязуюсь хранить на рабочем месте

Каштанова

(подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

Начальник юридического отдела Швецова _

(руководитель, визирующий документ) (подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

____________________________ __________ ________________

(должностное лицо юридической службы) (подпись) (расшифровка подписи)

Помощник руководителя — должность, которая присутствует в структуре кадров практически любого российского крупного или среднего предприятия. Часто специалисты, занимающие соответствующую позицию, рассматриваются как секретари, обладающие весьма ограниченным спектром функций и обязанностей. Но это совершенно некорректный подход к пониманию специфики рассматриваемой должности. Помощник руководителя может быть наделен самым широким спектром полномочий. Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими. Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?

Специфика должности

Что это за должность - «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний. В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы. Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.

В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами. В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими. В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках. Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.

Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания. В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.

Основные обязанности

Рассмотрим более подробно характеризующие такую должность, как помощник руководителя, обязанности. Выше мы отметили, что таковые во многом сводятся к секретарским функциям. Но это не всегда так. Часто бывает, что помощник руководителя компании, особенно если речь идет о крупной организации, вовлечен в принятие ключевых управленческих решений. Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.

В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях. Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.

Режим работы

Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции. Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима. Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции. Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК. Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.

Рассмотрим то, каким образом может выглядеть должностная инструкция помощника руководителя. Структура соответствующего документа, как правило, начинается с общих положений. В них может быть указано, что помощник руководителя относится к категории специалистов. Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора). С высокой вероятностью — секретарь или, например, личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Должностная инструкция помощника: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.

В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника. Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.

Должностные обязанности помощника

Следующий ключевой раздел инструкции - «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя. Таковыми могут быть: планирование рабочего дня начальника (в аспекте встреч, звонков, собеседований), организация технического обеспечения работы руководителя (в части заказа транспорта, организации деловых встреч), участие в командировках, деловых переговорах, ведение протоколов и иных документов, обеспечение взаимодействия руководителей предприятия с другими структурами фирмы, ведение коммуникаций с государственными органами.

Права помощника

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Ответственность помощника

Итак, мы изучили то, что входит в обязанности помощника руководителя, а также то, каким может быть спектр его прав. Но в большинстве должностных инструкций для специалистов рассматриваемого профиля присутствует еще один раздел - «Ответственность». Какие формулировки могут присутствовать в нем? Помощник руководителя чаще всего несет ответственность за: ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, о которой идет речь, но в пределах, которые зафиксированы в ТК РФ; правонарушения, что совершены им в ходе деятельности — опять же, в пределах российского законодательства; за причинение вреда компании — в пределах, зафиксированных в Трудовом, Гражданском кодексах РФ и иных источниках права.

Резюме

Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия. Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия. В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.

В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.

Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий. Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации. Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.

Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться. Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях. При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.