Главная Сотрясение мозга Разработка положения о персональных данных работников. Положение о защите персональных данных работников: как правильно составить, как утвердить, скачать образец

Разработка положения о персональных данных работников. Положение о защите персональных данных работников: как правильно составить, как утвердить, скачать образец

Расскажем, как составить положение о защите персональных данных работников-2019 (образец), скачать готовый шаблон и проработать все разделы, чтобы не вызвать претензий со стороны ГИТ и Роскомнадзора.

В статье:

В процессе трудоустройства, а зачастую - даже раньше, еще на этапе предварительного анкетирования и собеседования, работник предоставляет работодателю определенные сведения, носящие личный характер. Такая информация относится к категории конфиденциальной и не подлежит разглашению третьим лицам. Более того, далеко не все виды сведений можно запрашивать - к примеру, вопрос о религиозной принадлежности или политических взглядах соискателя будет неуместным на любом собеседовании.

Работодателю разрешено интересоваться только теми аспектами личной жизни сотрудника, которые имеют непосредственное отношение к его работе и способны повлиять на качество ее выполнения. Подробнее об этом читайте в статье «Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу». Эксперт расскажет, когда допустимо запрашивать дополнительные документы, не предусмотренные общими положениями ст.65 ТК РФ, о чем необходимо помнить при трудоустройстве иностранца, и почему требовать для ознакомления ИНН (индивидуальный налоговой номер) соискателя можно лишь в редких случаях.

Какие данные считаются персональными

Определение данного понятия содержится в законе №152-ФЗ от 27.07.2006г., ключевом нормативном документе, на федеральном уровне закрепляющем основные нормы и принципы обращения с информацией личного характера. Согласно ст.3 закона №152-ФЗ, персональными считаются любые данные, относящиеся прямо или косвенно к конкретному субъекту (физическому лицу). Субъект может предоставлять сведения о себе оператору - государственному или муниципальному органу, работодателю (юридическому или физическому лицу).

Оператор не имеет права обрабатывать полученную информацию или разглашать ее третьим лицам без согласия субъекта. Защита данных обеспечивается законодательством РФ: вышеупомянутым федеральным законом №152-ФЗ, отдельными статьями Трудового, Уголовного и Гражданского кодексов РФ, а также ст.5.39 и 13.11-13.14 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Действие этих норм распространяется на организации всех форм собственности.

Каждая компания, собирающая личные сведения о своем персонале, должна составить и утвердить положение о защите персональных данных работников-2019 (скачать образец можно в нашей онлайн-базе кадровых документов). Так называется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок работы с персональными данными в рамках конкретного предприятия согласно требованиям ст.87 ТК РФ. В сфере государственной гражданской службы разрабатывается «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела», как того требует указ президента РФ №609 от 30.05.2005г.

Основные виды сведений личного характера

Условно весь объем персональных данных о том или ином субъекте можно разделить на пять видов:

общие;
общедоступные;
обезличенные;
специальные;
биометрические.

Общей информацией считаются паспортные данные человека (фамилия, имя, отчество, дата рождения, семейное положение), адрес, номер телефона, сведения о полученном образовании и т.д. Актуальное законодательство не содержит исчерпывающего перечня общих данных, зато весьма подробно перечисляет разновидности специальных данных, для которых установлены особые правила сбора, обработки и хранения. К ним относятся сведения о:

Запрашивать специальные данные для обработки можно лишь в строго определенных случаях - в целях медицинского (с непременным соблюдением врачебной тайны) или страхового обслуживания, для осуществления правосудия, в рамках противодействия терроризму, для защиты жизни или здоровья субъекта. Информация о судимости обрабатывается только при наличии федерального закона, устанавливающего необходимость такой обработки. Кроме того, не возбраняется обрабатывать специальные сведения, если сам субъект дал на это письменное согласие или сделал их общедоступными.

Внимание! Общедоступной считается информация, размещенная владельцем в публичных источниках - газетах, журналах, адресных и телефонных справочниках, социальных сетях.

Биометрическими называют сведения о физиологических или биологических особенностях конкретного человека: росте, телосложении, отпечатках пальцев, рисунке радужной оболочки глаза, результатах генетических и иных исследований, позволяющих установить его личность. Иногда без них не обойтись. Типичный случай применения «биометрики» описывается в заметке «Может ли работодатель снимать отпечатки пальцев сотрудников для организации пропускного режима»: результаты дактилоскопии позволяют моментально идентифицировать работника, что очень важно при проведении мероприятий с ограниченным допуском.

Обрабатывать и хранить биометрические данные следует в соответствии с постановлением Правительства РФ №512 от 6.07.2008г. После достижения или утраты цели обработки биометрические, специальные и общие персональные данные должны обезличиваться. Установить принадлежность обезличенных сведений (например, обработанных результатов статистических отчетов и опросов) конкретному человеку невозможно.

Внимание! Данные, которые по объективным причинам не получается обезличивать, должны уничтожаться.

Составляя положение о персональных данных работников (образец-2019), не забудьте прописать правила обработки разных видов информации, в том числе - биометрической, если организация ее собирает и использует в работе.

Какие функции выполняет положение о защите персональных данных-2019

Так или иначе, работодатель получает доступ к определенной информации о частной жизни работника. Заполнение личной карточки (унифицированная форма Т-2), предоставление различных льгот и компенсаций, оформление налогового вычета - вот лишь малый список стандартных процедур, для проведения которых приходится запрашивать у сотрудника сведения о состоянии здоровья, составе семьи и т.д. А раз осуществляется обработка, то необходимо и положение о защите персональных данных (образец документа рассмотрен ниже).

Внимание! Получать личные сведения о сотруднике нужно непосредственно от него, а не от третьих лиц.

Даже в пределах одной организации передавать личные сведения можно только в соответствии с локальным нормативным актом, с которым весь персонал должен предварительно ознакомиться под роспись. Необходимость такого ознакомления закреплена п.8 ст.86 ТК РФ. Чтобы грамотно составить документ, скачайте образец положения о персональных данных работников 2019: образец разработан с учетом актуальных законодательных требований и разбит на шесть тематических разделов.

Положение о персональных данных работников: образец структуры

Само понятие обработки информации охватывает разные виды операций, перечисленные в п.3 ст.3 федерального закона №152-ФЗ. Сначала проводится сбор, запись и систематизация сведений. Далее имеет место их накопление, хранение и использование. Данные можно уточнять, обновлять или изменять, извлекать и передавать (распространять). Если нет необходимости в использовании персонализированной информации, ее обезличивают или уничтожают. Поэтому положение о работе с персональными данными работников (образец-2019) поделено на разделы, посвященные разным этапам обработки информации:

Разумеется, предложенную структуру можно корректировать по мере необходимости - объединять имеющиеся разделы и добавлять новые, включать дополнительные перечни и приложения. Но даже самое простое типовое положение о персональных данных работника (образец из шести разделов) представляет собой удобную стартовую заготовку, на базе которой можно разработать полноценный документ, адаптированный к условиям работы конкретного предприятия.

Положение о персональных данных: порядок обработки и хранения информации

Разрабатывая в 2019 году положение о персональных данных, образец можно использовать как основу. Особое внимание следует уделить разделам, посвященным порядку сбора, систематизации и хранения информации. Чем подробнее прописан каждый пункт, тем лучше и безопаснее для работодателя. Если при приеме на работу проводится обязательное анкетирование соискателей, максимально точно опишите процедуру и перечислите конкретные виды запрашиваемых сведений:

Скачать образец вы сможете .

Хранение любых носителей личной информации - бумажных, электронных и любых других - предполагает ограничение доступа к ним. В этих целях используются отдельные помещения, сейфы, запирающиеся шкафы, специальные папки и запароленные электронные базы данных. Запрашивать конфиденциальные сведения без особого разрешения может лишь ограниченный круг должностных лиц.

Все эти нюансы нужно внести в положение о защите персональных данных работников-2019; образец соответствующего раздела будет выглядеть примерно так:

Скачать образец вы сможете .

Каждый работник имеет законное право знать, как именно и в каком объеме обрабатываются и используются его персональные данные, а также исправлять или исключать неверные, неполные или обработанные с нарушениями сведения о себе.

Положение о работе с персональными данными работников 2019: образец оформления раздела о передаче сведений

Работодателю разрешается передавать сведения личного характера третьим сторонам, но только при определенных обстоятельствах - например, в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, предусмотренных федеральными законами. При этом данные не становятся общедоступными, а конфиденциально передаются уполномоченному лицу.

Во всех остальных случаях действует норма, закрепленная ст.7 закона №152-ФЗ и требующая каждый раз, когда возникает такая потребность, запрашивать у субъекта согласие на передачу его личных данных. При этом данные передаются в ограниченном объеме, необходимом для выполнения конкретной функции и не более того.

Обязательно добавьте раздел о правилах передачи конфиденциальной информации в положение о персональных данных работников-2019 (образец): скачать готовый документ можно . Пример оформления раздела выглядит так:

Скачать образец вы сможете .

Работодатель должен вести учет выдачи любых сведений личного характера, имеющих отношение к работникам предприятия. С этой целью заводится специальный журнал (книга) либо электронный документ. В идеале записи стоит дублировать, сохраняя и на электронных, и на бумажных носителях. О тонкостях электронного документооборота читайте в заметках «Как передать в архив », «Может ли организация вести в электронном виде, не распечатывая» и «Как будут переходить на < ».

Как утвердить положение о персональных данных работников-2019: образец приказа

Утвердить положение о защите персональных данных работников (образец-2019) можно двумя способами: издать отдельный приказ или же просто предусмотреть на бланке основного документа специальное поле для заверительных реквизитов. Работодатели, не желающие множить количество бумажной работы, обычно предпочитают второй способ и добавляют необходимые поля в «шапку»:

Скачать образец вы сможете .

Утверждая документ, руководитель организации ставит на нем личную подпись и печать. Если же выбран первый, более трудоемкий способ утверждения, составляется соответствующий распорядительный документ. Он оформляется в общем порядке и, по сути, ничем не отличается от стандартных приказов об утверждении внутренних нормативных актов компании. Рекомендуем ознакомиться со статьей-шпаргалкой «Как принять »: вы узнаете, как сформировать рабочую группу и назначить ответственных должностных лиц, назначить сроки разработки, составить и согласовать с профсоюзом проект документа.

Если ранее работодателем применялась другая редакция положения, при введении в действие новой редакции как образец используется приказ об утверждении обновленных ПВТР или любого другого локального акта:

Внимание! Если в организации есть юридический отдел или штатный юрисконсульт, рекомендуется согласовать с ним положение о защите персональных данных работников-2019 (образец скачать можно на сайте нашего электронного журнала) прежде, чем документ отправится для окончательного утверждения к руководителю предприятия.

Уведомление об обработке персональных данных

Помимо ряда основных мер по защите личных данных персонала, законом предусмотрена еще одна обязанность оператора - извещение Роскомнадзора о предстоящей обработке персональных данных. Эта норма присутствует в российском законодательстве с 2007 года. Форма уведомления, применяемая в настоящее время, утверждена в 2008 году. В помощь кадровику - полезная статья «Как уведомить контролирующее ведомство о начале ».

Сразу отметим, что требование об извещении распространяется не на всех работодателей. Согласно ст.22 закона №152-ФЗ, не обязаны составлять уведомление для Роскомнадзора организации, которые:

обрабатывают полученные сведения в соответствии с трудовым законодательством;

получают информацию в связи с заключением договора и используют ее исключительно в рамках исполнения договоренностей;

получают данные, признанные общедоступными или включающие только фамилии, имена и отчества субъектов;

запрашивают информацию однократно в целях пропуска субъекта на территорию оператора;

относятся к числу религиозных или общественных и обрабатывают информацию в условиях конфиденциальности для достижения законных целей.

Чтобы каждый раз не уведомлять Роскомнадзор об обработке данных, работодатель, использующий сведения о работниках исключительно в рамках трудового законодательства, может закрепить соответствующее условие внутренними документами. Пропишите в положениях и других локальных актах основные направления деятельности компании и цели, с которыми она ведет сбор и обработку личной информации о персонале.

Ответственность за нарушение правил обработки сведений личного характера

За нарушение законодательства о защите персональной информации виновное лицо можно привлечь не только к дисциплинарной, но и к административной, а в некоторых случаях - и уголовной ответственности. Мера ответственности выбирается с учетом вида, тяжести и обстоятельств совершения проступка. Детали - в статье « . Что важно проверить».

Следует помнить, что серьезным нарушением считается и неправомерный доступ к электронной информации, охраняемой законом, и нарушение неприкосновенности частной жизни. Сюда же относится ненадлежащее хранение персональных данных, а также непреднамеренное, совершенное без злого умысла разглашение конфиденциальных сведений, доступ к которым был получен при выполнении трудовых обязанностей. Пострадавшая сторона может через суд потребовать возмещения материального и морального ущерба, нанесенного неправомерными действиями должностного лица.

Размеры штрафов, выплачиваемых работодателями за несоблюдение правил обработки личных данных персонала, постоянно увеличиваются и в настоящее время исчисляются десятками тысяч рублей. Поэтому если в организации не применяется или вовсе отсутствует положение о защите персональных данных работников, образец документа, составленного с учетом всех требований закона, явно не будет лишним.

Персональные данные работника и меры по их охране

Определение термина «персональные данные» для трудовой сферы до 07.05.2013 содержалось в ст. 85 ТК РФ. В качестве таковых указывались исключительно сведения, требующиеся и полученные работодателем в связи с трудовой деятельностью субъекта.

Сейчас данная норма исключена, а толкование понятия персональных данных содержится в ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ: это вся информация, относящаяся к физлицу.

Работодатель как субъект, осуществляющий обработку личных сведений, обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования.

Примеры документов, включающих персональные данные:

карточка сотрудника (форма Т-2) содержит Ф.И.О. лица, сведения о семье, оконченных учебных заведениях;
в трудовой книжке указаны стаж, предшествующие места работы;
трудовой договор содержит название должности, размер вознаграждения и т.д.

Ст. 86 ТК РФ отмечает, что единственным источником личных сведений может выступать сам сотрудник. Когда такими данными обладает постороннее лицо, получить их допускается при условии, что на это согласен работник.

ВАЖНО! Грубым нарушением закона является сам факт необеспечения сохранности документации, содержащей персональную информацию, вне зависимости от наступления для лица негативных последствий (определение Челябинского облсуда от 14.03.2016 № 11-1913/2016).

Нюансы составления положения о работе с персональными данными (2018-2019)

В ст. 87 Трудового кодекса и ст. 18.1 закона зафиксирована обязанность работодателя по формулировке и закреплению во внутренних актах порядка обработки, хранения личных данных персонала, перечня шагов по их защите. Указанным документом чаще всего является положение об обработке персональных данных работников.

Закон не предъявляет специфических требований к составлению локального акта. На практике в него включается следующая информация:

общие нормы, содержащие предназначение акта, ссылки на нормативную основу его разработки;
состав личных сведений, список их носителей;
права работника по контролю за обращением с его личной информацией;
меры, которые требуется предпринимать организации для защиты сведений, порядок обработки, использования;
последовательность действий при передаче персональной информации;
список сотрудников, обладающих доступом;
санкции за неисполнение правил обращения с рассматриваемыми сведениями.

Положение о персональных данных работников подлежит утверждению приказом руководителя юрлица.

ВАЖНО! Всем работникам указанный акт предоставляется для ознакомления, для чего может быть заведен специальный журнал с перечнем работающих в компании субъектов, где каждый ставит подпись после прочтения правил.

Образец положения о работе с персональными данными можно скачать по ссылке: /filemanager/download/4803">Положение о работе с персональными данными (образец-2018-2019).

Работодатель, выступая субъектом, получающим и обрабатывающим личную информацию персонала, обязан принять необходимые меры для ее защиты при обработке, хранении, использовании. Соответствующие меры регламентируются положением о персональных данных, предоставляемым для ознакомления всем работникам.

С 01.07.2017 г. действуют изменения в ст. 13.11 КоАП РФ об административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных физлиц. Поскольку поправки касаются всех, кто использует персональные данные, рассмотрим эти новшества в нашей статье.

Обработка персональных данных – 2017

Персональные данные – это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному физлицу (имя, адрес проживания, дата рождения, паспортные данные, номер телефона, фото, адрес электронной почты, и т.д.). Организация, госорган или физлицо, собирающее и обрабатывающее персональные данные, именуется оператором (Закон о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ). К таковым относятся работодатели, а также все, кто получает личные данные от граждан – медучреждения, учебные заведения, интернет-магазины и т.д.

Для работодателя такие данные необходимы в связи с трудовыми отношениями. Получить их можно только лично от самого работника, а от третьих лиц - с его письменного согласия. Физлицо дает письменное согласие на обработку персональных данных. Бланк законодательством не утвержден, составить его можно самостоятельно, с учетом требований п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ(п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ст. 9 закона 152-ФЗ).

Согласие на обработку персональных данных (образец)

Недопустимо собирать и обрабатывать персональные данные работника, не относящиеся к его трудовой деятельности, например, об участии в общественных объединениях, вероисповедании, личной жизни и т.п. Это же касается и прочих операторов, которые запрашивают данные, не имеющие отношения к цели их обработки (например, указание паспортных данных в анкете об оценке работы сайта). Полученные данные не должны раскрываться третьим лицам или распространяться без согласия физлица (ст. 7 закона № 152-ФЗ).

Оператор обязан обеспечить данным надлежащую защиту, для чего закрепляет порядок их получения, обработки и хранения в Положении о персональных данных или ином внутреннем нормативном акте. В документе определяются необходимые меры, а также назначается ответственный за обработку. Доступ к таким данным должен разрешаться только уполномоченным на то лицам, причем они вправе получать только сведения, необходимые для осуществления конкретных функций (ст. 88 ТК РФ, ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Положение о персональных данных либо иной документ о политике их обработки, находятся в открытом доступе и предъявляются по запросам уполномоченных органов - это касается и работодателей, и прочих операторов (ч. 2 и 4 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Персональные данные – 2017: новое в административной ответственности

Законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ была принята новая редакция статьи 13.11 КоАП РФ. Если ранее статья содержала один единственный состав – нарушение ФЗ о персональных данных, теперь это целый перечень из семи оснований административной ответственности и, соответственно, разные штрафы. Вероятно, что при обнаружении нескольких нарушений у одного оператора, ему грозит несколько штрафов, а не один.

Также претерпели изменения статьи 28.3 и 28.4 КоАП РФ, упростив процесс привлечения операторов к ответственности: с 01.07.2017 г. протоколы о нарушениях закона 152-ФЗ о персональных данных составляют сотрудники Роскомнадзора, а не прокурор, как раньше. Срок для привлечения к ответственности остался прежним – 3 месяца.

За что теперь штрафуют

Итак, вот по каким основаниям теперь могут привлекаться к административной ответственности предприниматели и организации, обрабатывающие персональные данные:

Таковы изменения в защите персональных данных 2017 г., заработавшие с 1 июля. Как видим, составы правонарушений стали более конкретными, а штрафы для операторов заметно ужесточились.

Персонал бюджетной организации, имеющий доступ к информации о сотрудниках, обязан подписать документ, который предусматривает неразглашение персональных данных. Это понятие включает в себя:

Свободу и защиту прав работников, что контролируется федеральным законодательством. Семейные тайны и личная жизнь сотрудников являются тайной и не должны разглашаться третьим лицам.
Бумажное закрепление в виде приказа данных прав, в котором прописывают число работников, имеющих право доступа к сведениям о сотрудниках предприятия.

В оформленном документе работники предоставляются и снимают с себя право:

передавать такую информацию персонала третьим лицам;
использовать контактные данные и любые сведения о работниках с целью извлечения выгоды;
скрывать информацию о том, что кто-то пытается получить данные о персонале.

Для чего нужно и когда пишется

Обязательство о неразглашении личных данных нужно для того, чтобы директор бюджетной организации смог обозначить ответственность, а при выявлении нарушений — привлечь к ней сотрудников, имеющих доступ к таким данным. Число ответственных лиц может варьироваться в зависимости от размеров организации. На малых предприятиях это может быть один человек (например, главный бухгалтер), на крупных — несколько сотрудников из следующих структурных отделов:

бухгалтерии;
отдела кадров;
отдела продаж и других.

В зависимости от особенностей деятельности бюджетной организации и ее оргструктуры, этот список может быть увеличен.

В перечень типовой документации отдела кадров бюджетной организации должна входить форма обязательства о неразглашении персональных данных. Обычно бумага подписывается ответственными лицами в момент приема нового сотрудника на работу.

Что по этому поводу говорит закон

Статья о неразглашении персональных данных третьим лицам содержится в ФЗ № 152 от 27.06.2006 (ст. 7). Но факт существования этой статьи не предоставляет право директору бюджетной организации по умолчанию возлагать ответственность на работников, которые имеют доступ к личным данным.

Руководитель обязан оформлять обязательства о неразглашении сведений о работниках в соответствии с Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687. В пункте 6 Постановления говорится, что сотрудники, которые обрабатывают данные, должны быть проинформированы, что обрабатывают именно личные данные, а также об особенностях и правилах такой работы. Последние должны быть установлены нормативными правовыми актами.

Помимо этого, для защиты личной информации работников директор бюджетной организации обязательно издает приказ, которым назначаются лица, ответственные за обработку (ч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ).

Что писать в обязательстве о неразглашении персональных данных

В бумаге перечисляются виды ответственности работника, касающиеся:

знания и соблюдения требований, предусмотренных законом по получению, хранению, передаче и обработке информации, которая содержит личные данные;
сохранения в тайне полученных сведений;
соблюдения нормативных и правовых актов;
в ситуации исчезновения либо потери персональных данных о сотруднике организации нужно незамедлительно сообщить об этом руководителю для принятия соответствующих мер.

Ответственный сотрудник заверяет подписью бумагу, тем самым соглашаясь с названными пунктами. Оригинал документа оставляют на руках у директора предприятия, а копию передают лицу, подписавшему договор.

Образец обязательства о неразглашении персональных данных работников

Образец приказа о неразглашении персональных данных

Ответственность за нарушение

В ст. 24 ФЗ № 152 говорится, что нарушение правил обращения с личной информацией о сотрудниках влечет за собой ответственность, установленную федеральным законодательством. Ее характер прописан в ст. 13.14 КоАП РФ. Нарушения, касающиеся разглашения личных сведений, влекут за собой наложение административных штрафов на граждан в размере от 500 до 1 000 рублей, на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей.

В 2019 году размеры штрафов составляют:

для граждан — от 1000 до 3000 рублей;
для должностных лиц — от 5000 до 10 000 рублей;
для предприятий — от 30 000 до 50 000 рублей.

Также за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения (подп. «в» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Эта ответственность была введена в 2006 году в связи с внесением в Кодекс изменений Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

С 1 июля 2017 года существенно ужесточена ответственность за нарушения при взаимодействии с персональными данными физических лиц. Это следует из положений Федерального закона от 07.02.2017 № 13-ФЗ). Изменения затронут всех без исключения работодателей, которые связаны с обработкой персональных данных сотрудников и подрядчиков-физических лиц. Более того, можно сказать, что поправки касаются практически всего бизнес-сообщества, взаимодействующего в персональными данными физических лиц (например, владельцев сайтов, которые собирают персональные данные посетителей). Как подготовится к изменениям? Увеличатся ли штрафы? Кто будет выявляться нарушения в обработке персональных данных? Давайте разбираться.

Персональные данные: особая информация

Персональные данные работников – это любая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

У работодателя (организации или ИП) персональные данные работников, чаще всего, обобщаются в их личных карточках и личных делах. При этом почти каждый менеджер отела кадров или HR-специалист знает, что персональные данные допускается получать только лично от работников. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то российское законодательство обязывает уведомить об этом работника и получить от него письменное согласие (пункт 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ).

Работодатели не вправе получать и обрабатывать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности человека. То есть, собирать сведения, допустим, о вероисповедании сотрудников – нельзя. Ведь такая информация представляет из себя личную или семейную тайну и никак не может быть связана с выполнением трудовых обязанностей (пункт 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ).

Получив персональные данные, работодатель в силу требований законодательства обязан их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия работника (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Под персональными данными можно понимать любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) – пункт 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ. Примерами такой информации может быть фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Как работодатель обязан защищать персональные данные

В целях защиты и ограничения доступа к персональным данным работодатель должен обеспечить качественную и современную систему их защиты. Как именно это сделать? Этот вопрос решает каждый работодатель самостоятельно. При этом порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных должен быть закреплен в локальном акте организации, допустим в Положении об обработке персональных данных работников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Также у работодателя должен быть официально назначен работник, который отвечает за работу с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Им может быть, например, работник отдела кадров, которые взаимодействует с личными делами, получает согласия работников на обработку, ведет карточки сотрудников и т.д.

Проверки работодателя по вопросам обработки им персональных данных проводят подразделения Роскомнадзора. Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312 утвержден Административный регламент исполнения Роскомнадзором функций по осуществлению государственного контроля (надзора).

Какая ответственность применяется к работодателям

За нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ч. 1 ст. 24 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ). Разберем каждую из этих видов ответственности.

Дисциплинарная ответственность

К дисциплинарной ответственности за нарушения при работе с персональными данными можно привлечь к ответственности работников, которые в силу трудовых отношений обязаны соблюдать правила работы с личными данными, но нарушили их (ст. 192 ТК РФ). То есть, привлечь к ответственности можно, к примеру, менеджера отдела кадров, которому поручена соответствующая работа. За дисциплинарный проступок сбора, обработки и хранения персональных данных работодатель может наказать своего работника, применив к нему одно из следующих взысканий (ч.1 ст. 192 ТК РФ):

замечание;
выговор;
увольнение.

Материальная ответственность

Материальная ответственность работника может наступить, если в связи с нарушением правил работы с персональными данными организации причинен прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Предположим, что ответственный работник отдела кадров допустил грубое нарушение – распространил персональные данные сотрудников в сети Интернет. Работники, узнав об этом, подали на работодателя в суд, который постановил: «выплатить пострадавшим работникам денежную компенсацию – 50 000 рублей каждому». В такой ситуации работодатель имеет возможность возложить на виновного сотрудника отдела кадров ограниченную материальную ответственность в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба можно осуществить по распоряжению руководителя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного сотрудником ущерба. Если месячный срок истек, то взыскать ущерб придется через суд. Такой порядок предусмотрен в статье 248 Трудового кодекса РФ.

При полной материальной ответственности сотрудник должен будет полностью возместить организации всю сумму ущерба, возникшего в связи с нарушениями в сфере персональных данных (ст. 242 и 243 ТК РФ). Однако, как правило, на работников, ответственных за обработку персональных данных полную материальную ответственность не возлагают.

Дисциплинарную и материальную ответственность работодатель (к примеру, коммерческая организация) применяет исключительно по своему усмотрению. Государственные контролирующие органы (в том числе., Роскомнадзор) в этом процессе участия не принимают.

Административная ответственность

За нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных работодателя и должностных лиц контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности в виде штрафов, которые могут составлять:

для должностных лиц (например, генерального директора, главного бухгалтера, кадровика или индивидуального предпринимателя): от 500 до 1000 рублей;
для организации: от 5000 до 10 000 рублей.

Отдельный (самостоятельный) штраф для должностных лиц за разглашение персональных данных в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей составляет от 4000 до 5000 рублей. Такие меры ответственности описаны в статьях 13.11 и 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность для директора, главного бухгалтера или начальника отдела кадров компании или другого лица, ответственного за работу с персональными данными, может наступить за незаконные действия:

сбор или распространение сведений о частной жизни сотрудника, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия;
распространение сведений о работнике в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или СМИ.

За такие нарушения в части обращения с персональными данными допускаются следующие меры уголовной ответственности:

штраф до 200 000 рублей (или в размере доходов осужденного за период до 18 месяцев);
обязательные работы на срок до 360 часов;
исправительные работы на срок до одного года;
принудительные работы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового;
арест на срок до четырех месяцев;
лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.

Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются жестче:

штрафом от 100 000 до 300 000 руб. (или в размере доходов осужденного за период от одного года до двух лет);
лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет;
принудительными работами на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового;
арестом на срок от четырех до шести месяцев;
лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет (статья 137 Уголовного кодекса РФ).

Что изменится с 1 июля 2017 года

Федеральный закон от 07.02. 2017 № 13-ФЗ расширил перечень оснований для привлечения работодателя к административной ответственности в области защиты персональных данных, а также увеличил размеры административных штрафов. Этот закон вступает в силу с 1 июля 2017 года. Сразу скажем, что административная ответственность в сфере персональных данных существенно ужесточена. При этом важно следующее: вместо единственного вида административной ответственности, описанного в статье 13.11 КоАП РФ, появится семь. Таким образом, за различные нарушения работодателей в сфере персональных данных можно будет применять разные штрафы. Если нарушение по разным составам выявят несколько, то, соответственно, количество штрафов может увеличиваться. Поясним новые составы правонарушений более детально.

Нарушение 1: обработка персональных данных в «иных» целях

С 1 июля 2017 года обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных – самостоятельные виды административного нарушения (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Приведем пример: организация-работодатель собирает персональные данные работников и передает эти данные сторонним компаниям в рекламных целях (передаются ФИО, телефоны, регионы проживания, уровень дохода). Потом рекламные фирмы начинают рассылать работникам на телефон, e-mail и домашние адреса различный спам и рекламные предложения. Если в таких действиях работодателя не будет выявлено уголовного состава преступления, то можно будет применить административную ответственность. С 1 июля 2017 года административное наказание может быть следующим:

или предупреждение;
или штрафы.

Нарушение 2: обработка персональных данных без согласия

Обработка персональных данных работодателем, по общему правилу, возможна только с письменного согласия работников. Такое согласие должно включать в себя следующую информацию (части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ):

ФИО, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
наименование или ФИО и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
подпись работника.

С 1 июля 2017 года обработка персональных данных без согласия работника в письменной форме, либо если письменное согласие не содержит обозначенных выше сведений – это самостоятельное административное нарушение, предусмотренное в части 2 статьи 13.11 КоАП РФ. За него возможны штрафные санкции:

Нарушение 3: доступ к политике по обработке персональных данных

Оператор персональных данных (например, работодатель или интернет-сайт) обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных. Оператор, осуществляющий сбор персональных данных в Интернете (например, через сайт), обязан опубликовать в Интернете документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 18.1 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

С выполнением этой обязанности на практике сталкиваются многие пользователи сети Интернет. Так, например, когда вы оставляете какую-либо заявку на сайтах и указываете свои ФИО и e-mail, то можете обратить внимание на ссылку на подобные документы: «Политика обработки персональных данных», «Положение об обработке персональных данных» и т.п. Однако стоит признать, что некоторые сайты этим пренебрегают и никакой ссылки не приводят. И получается, что человек оставляет заявку на сайте, не знает, в каких целях сайт собирает персональные данные.

Некоторые работодатели также на своих сайтах выставляют имеющиеся вакансии и предлагают кандидатам заполнить форму «О себе». В таких случаях интернет-сайт также должен обеспечить доступ к «Политике обработке персональных данных».

С 1 июля 2017 года в части 3 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения – невыполнение оператором обязанности по публикации или предоставлению неограниченного доступа к документу с политикой по обработке персональных данных или сведениями по их защите. Ответственность по этой статье может выглядеть как предупреждение или административные штрафы:

Нарушение 4: сокрытие информации

Субъект персональных данных (то есть, физическое лицо, кому принадлежат эти данные) имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей (ч. 7 ст. 14 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ):

С 1 июля 2017 года невыполнение оператором обязанности по предоставлению субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его персональных данных, является самостоятельным административным нарушением. Оно влечет предупреждение или наложение административных штрафов:

Нарушение 5: уточнения или блокировка

Статья 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» предусматривает, что в ряде случаев оператор обязан уточнять, блокировать или уничтожать персональные данные физических лиц.

С 1 июля 2017 года введен новый вид административного нарушения – невыполнение оператором требования субъекта персональных данных или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении данных (если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки). Такие действия с 1 июля 2017 года влекут т предупреждение или наложение административных штрафов:

Нарушение 6: сохранность персональных данных

Многие работодатели собирают персональные данные работников только «на бумаге» и не ведут никакой автоматизированной обработки, не имеют специальных программ для обработки и за данных. С 1 июля 2017 года законодатели выделили для таких операторов (в частности, работодателей) новый вид правонарушения за необеспечение оператором при обработке персональных данных без использования средств автоматизации обязанности по сохранности персональных данных при хранении их материальных носителей, если это привело к неправомерному или случайному доступу к персональным данным. А это, в свою очередь, послужило причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения либо иного неправомерного действия. Если это произошло, то административная ответственность может наступить в виде административного штрафа:

Нарушение 7: обезличивание

В исключительных случаях, предусмотренных законодательством, государственные и муниципальные органы должны обезличивать персональные данные, которые обрабатывают в своих информационных системах, в том числе созданных и функционирующих в рамках реализации федеральных целевых программ (подп. «з» п. 1 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211). К таким случаям относится, например, необходимость государственных и муниципальных органов размещать в открытом доступе документы, содержащие персональные данные, допустим, обезличенные копии судебных актов (п. 3 ст. 15 Закона от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ).

Под обезличиванием персональных данных можно понимать процесс, в результате которого становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному человеку (ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С 1 июля 2017 года невыполнение должностными лицами государственного или муниципального органа – оператора персональных данных обязанностей по обезличиванию персональных данных либо за нарушение требований к этому процессу – административное нарушение. Возможна ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от трех тысяч до шести тысяч рублей.

Получается, что административные штрафы с 1 июля 2017 года существенно увеличились. При этом установили новые размеры штрафов в зависимости от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организации – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Причем привлекать в ответственности могут по разным составам правонарушений. Соответственно, за разные нарушения на одну компанию могут наложить несколько разных штрафов.

До 1 июля 2017 года максимально возможный административный штраф составлял для организаций – 10 000 рублей. И состав нарушения в статье 13.11 КоАП РФ был одним.

Привлекать к ответственности станет проще

До 1 июля 2017 года возбуждать дела по административным делам, связанным с персональными данными, по статье 13.11 КоАП РФ был вправе исключительно прокурор. Это предусмотрено частью 1 ст. 28.4 КоАП РФ. С 1 июля 2017 года участие прокурора будет необязательным. С указанной даты дела по статье 13.11 КоАП будут вправе возбуждать должностные лица Роскомнадзора. Такая поправка внесена комментируемым законом в пункт 58 части 2 статьи 28.3 КоАП РФ. Следовательно, процедура привлечения к ответственности по делам о персональных данных становится проще.